Ada banyak aspek yang terlibat dalam mengelola dan memelihara sekolah atau distrik sekolah. Ada catatan siswa untuk dipantau, guru untuk mengevaluasi dan orang tua untuk tetap mendapat informasi. Di masa lalu, semua pekerjaan itu dilakukan oleh orang-orang dengan menggunakan metode kertas dan pensil dan mengisi lemari arsip tanpa akhir dengan semua dokumen. Sebagian besar sekolah sekarang telah menggunakan sistem manajemen sekolah online yang membuat hidup lebih mudah bagi semua orang yang terlibat. Sistem manajemen ini biasanya mencakup fitur yang akan mencakup beberapa atau semua hal berikut: kehadiran, buku nilai online, akses orang tua untuk melihat kemajuan siswa, bagan tempat duduk, informasi darurat siswa dan nilai ujian, dan beberapa lainnya.
Meskipun banyak dari program sistem manajemen sekolah yang dikemas dengan fitur, bukan berarti program tersebut cocok untuk semua sekolah. Di sekolah yang lebih besar, banyak dari fitur tambahan tersebut diterima karena ada orang yang memiliki waktu untuk bekerja dengan program, dan ada lebih banyak siswa untuk dikelola. Namun, dengan sekolah yang lebih kecil, mereka sering kali mencari versi yang lebih kecil yang dapat membantu mereka menghemat waktu dengan pengelolaan siswa, tetapi tidak membuat program baru yang luar biasa yang perlu mereka terapkan. Pastikan untuk memilih sistem administrasi sekolah yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Beberapa fitur utama dalam Sistem Akademik Sekolah (Smart School) siswa mana pun yang akan diuntungkan oleh sekolah kecil adalah kehadiran dan buku nilai online. Kedua item ini membuat hidup lebih sederhana bagi guru, siswa, dan orang tua. Salah satu fitur menarik dari mengambil kehadiran online adalah kenyataan bahwa sekretaris gedung dapat melihat siapa yang telah dan belum hadir pada jam-jam pagi. Mereka dapat mengingatkan para guru untuk menyelesaikan kehadiran mereka dan tetap berada di atas segalanya dengan lebih efektif. Mereka juga dapat melihat dengan lebih cepat siapa yang pergi untuk hari itu, dan apakah mereka tahu sebelumnya bahwa siswa tersebut akan pergi atau tidak. Ini membantu melacak ketidakhadiran yang tidak bisa dimaafkan.
Fitur buku nilai online sangat bagus karena memungkinkan guru memasukkan nilai dari rumah, dan memberi sekolah kemampuan untuk mencetak rapor daripada meminta guru mengisinya dengan tangan, yang bisa menjadi proses yang melelahkan. Fitur sistem manajemen sekolah ini pasti akan menjadi kebutuhan pokok di lingkungan sekolah kecil mana pun dalam waktu dekat.