Perjalanan Bisnis Anda

Dasar-dasar Merencanakan Perjalanan Bisnis Anda

Dasar-dasar Merencanakan Perjalanan Bisnis Anda

PASTIKAN ANDA MEMILIKI KEBIJAKAN PERJALANAN YANG JELAS

Kebijakan perjalanan yang terdefinisi dengan baik adalah cara penting (dan hemat biaya) untuk manajemen perjalanan yang efektif. Kebijakan perjalanan yang ditetapkan harus menguraikan pedoman yang ditetapkan dengan jelas untuk semua karyawan sehubungan dengan tanggung jawab dan saat bepergian; pengaturan perjalanan dan biaya perjalanan.

Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika menyusun kebijakan perjalanan untuk perusahaan Anda.

Meskipun efektivitas biaya merupakan persyaratan penting, Anda tidak boleh berkompromi dengan keselamatan dan kualitas layanan perjalanan, serta membahayakan kebutuhan perjalanan karyawan perjalanan. Hotels In Harris Tawarkan sedikit variasi pilihan yang memungkinkan karyawan untuk memilih salah satu yang paling cocok untuk mereka.

Anda dapat menghindari kompromi yang tidak perlu lebih jauh dengan mengizinkan karyawan untuk berbagi pemikiran dan/atau pendapat mereka selama proses pengambilan keputusan.

Selalu pastikan bahwa Anda selalu memiliki rincian kontak terbaru dari karyawan Anda, jika terjadi keadaan darurat.

Tanggung jawab mengenai pengeluaran – pribadi, bisnis, liburan, dll. – harus selalu didefinisikan dengan jelas dan tepat.

DAPATKAN GRIP DI TRAVEL TECH

Perencanaan perjalanan tidak diragukan lagi telah direvolusi dengan munculnya aplikasi pemesanan online. Masalah dengan meningkatnya ketersediaan alat tersebut adalah memilih mana yang akan digunakan untuk merencanakan perjalanan bisnis Anda.

Pilihan yang bagus adalah memiliki alat pemesanan online ‘dipersonalisasi’ yang telah dibuat khusus agar sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perjalanan bisnis Anda. Meskipun Arthur’s Cafe memiliki teknologi perjalanan sendiri memiliki kelebihan – seperti dapat meningkatkan efisiensi dengan proses persetujuan bawaan dan mengelola perjalanan Anda kapan saja – ada beberapa kelemahan yang harus diperhatikan.

Desain dan perakitan awal, serta administrasi lanjutan, dari alat pemesanan online khusus bisa sedikit curam. Kelemahan lain adalah bahwa semua penelitian yang diperlukan akan menjadi tanggung jawab Anda. Ini menimbulkan pertanyaan apakah kenyamanan itu sepadan dengan usaha dan biaya yang dikeluarkan.

Pilihan yang baik adalah menggunakan perusahaan manajemen perjalanan (TMC). Bekerja dengan TMC berarti memperoleh aset manajemen perjalanan berpengalaman yang merupakan manajer perjalanan setia. Manajer perjalanan dapat membantu Anda membuat keputusan perjalanan terbaik, berdasarkan kebutuhan bisnis Anda yang unik.

Manfaat lebih lanjut termasuk bantuan dengan banyak detail lainnya, seperti aplikasi VISA; mengatur transportasi darat; mengatur Forex dan menangani keadaan darurat perjalanan.

Pilihan cerdas adalah menggunakan kombinasi keduanya. Keuntungan TMC jelas dan mereka sering memiliki alat pemesanan online yang dapat digunakan perusahaan. Dengan cara ini Anda mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia – kemudahan dan kontrol mengelola pemesanan perjalanan Anda sendiri, serta dukungan dan bantuan individu dengan proses yang lebih kompleks dan/atau memakan waktu.

PASTIKAN KESELAMATAN KARYAWAN PERJALANAN

Sementara perjalanan bisnis merupakan bagian penting dan mungkin dari sebagian besar bisnis, itu tidak datang tanpa risiko. Sebuah perusahaan memiliki kewajiban untuk menjaga karyawannya. Ini berarti memiliki kewajiban hukum (dan moral) untuk menghindari risiko cedera pada karyawan selama perjalanan bisnis, sebanyak mungkin.

Tanggung jawab ada pada Anda (perencana perjalanan) untuk memastikan bahwa semua rencana dan tindakan keselamatan yang tepat telah tersedia. Ini berarti menetapkan asuransi perjalanan yang memadai, yang mencakup pertanggungan medis, kehilangan bagasi, pembatalan penerbangan, serta bencana alam dan terorisme dan segala sesuatu di antaranya.

Karyawan harus diberi tahu tentang risiko yang terkait dengan tujuan mereka, sebelum melakukan perjalanan, dan harus diberi tahu tentang tindakan yang harus diikuti jika terjadi keadaan darurat perjalanan.

Sangat penting untuk selalu mengetahui ke mana perusahaan Anda bepergian karyawan tanpa kecuali. Ada banyak aplikasi dan alat online yang dapat Anda gunakan untuk membantu melacak dan tetap berhubungan dengan wisatawan Anda.

PRE-BOOKING UNTUK HEMAT

Anda dapat menghemat lebih banyak saat Anda merencanakan ke depan dalam hal membuat pengaturan perjalanan. Penelitian telah membuktikan bahwa pelancong bisnis yang hanya memesan penerbangan mereka sehari sebelumnya – dapat membayar hingga 200% lebih banyak untuk penerbangan mereka.

Di sisi lain – tiket pesawat biasanya paling murah tiga minggu dan lebih sebelum tanggal keberangkatan. Dengan menggunakan strategi pembelian lanjutan, Anda dapat mengurangi atau memoderasi pengaruh fluktuasi harga pada anggaran perjalanan perusahaan Anda.

Meskipun tidak selalu memungkinkan untuk memesan jauh-jauh hari karena rapat dan jadwal terkadang berubah pada menit terakhir), itu pasti sepadan dengan usaha dalam jangka panjang.

TUNJUKKAN ORANG YANG PALING BERKUALITAS

Perencanaan perjalanan bukanlah tugas yang mudah – ini lebih dari sekadar mengoordinasikan rencana perjalanan. Tanggung jawab manajer perjalanan berkisar dari pemesanan, manajemen kebijakan, persetujuan anggaran, pelaporan dan penanganan keadaan darurat perjalanan. Lalu ada tugas yang memakan waktu untuk menemukan penerbangan yang paling terjangkau, transportasi darat, akomodasi, dll.

Mengelola rencana perjalanan perusahaan Anda sendiri memiliki beberapa keuntungan, seperti pemahaman yang baik tentang kebutuhan dan jadwal perjalanan Anda. Namun, menyewa agen perjalanan perusahaan yang berpengalaman dan dilengkapi dengan baik akan menghemat banyak kerumitan.

TMC yang memenuhi syarat memiliki pemahaman dan pengetahuan yang komprehensif tentang industri perjalanan, yang memberdayakan mereka untuk mengetahui kapan, bagaimana, dan di mana menemukan dan memesan penawaran terbaik.

Selain itu, TMC sering kali memiliki daya beli global dan hubungan jangka panjang dengan pemasok – yang memberi Anda keuntungan tambahan karena bisa mendapatkan diskon untuk volume perjalanan yang lebih besar.